1. CONTABILIDAD POR ÁREAS DE RESPONSABILIDAD

INTRODUCCIÓN

Este estudio de la Contabilidad por áreas de responsabilidad se va a centrar en el los enfoques, las características, los objetivos y la metodología que los presupuestos van a tener en este apartado de la Contabilidad. 

Si bien sabemos, los presupuestos son herramientas que ayudan a las predicciones de costos y gastos previstas de una organización para un determinado periodo, pues bien, esta herramienta lejos de ser una técnica única y cerrada, al momento de expandir o crecer una organización toma un perfil más diverso y abierto, pues según sea el giro de una organización, el clasificarse por áreas de funcionalidad será también un medio para una mejor distribución de un capital y un mejor control de los ingresos, gastos y movimientos  que pueda envolver a una entidad, para ello es importante conocer y ubicar los principios bajo los cuales, este tipo de contabilidad, se rige y se apoya para una mejor aplicación de la visión y moderación de los presupuestos asignados. 

1.1 EL ENFOQUE DE LA CONTABILIDAD POR ÁREAS 

DE RESPONSABILIDAD 

Según Ponce Román (1971: 75-76) Es un plan de acción y motivación con enfoque a un periodo futuro, destinado a controlar y reducir costos y gastos y a informar, en términos de responsabilidad individual, de la eficiencia operacional en las áreas del negocio; por tal motivo es un estándar de comparación cuantitativa entre las operaciones realizadas y las planeadas con ayuda del responsable.

Para Cárdenas y Nápoles (2008: 95) Es cuando una organización se divide por segmentos, con gerentes que tienen responsabilidad sobre áreas o actividades específicas.

• Tiene el propósito de identificar los presupuestos de operación y los resultados obtenidos de la empresa, con los funcionarios responsables de su ejecución.
• Con el objetivo de que puedan localizarse con mayor facilidad las áreas donde se encuentran los problemas y las personas que responden a los mismos.

• Es un elemento para "administrar por excepción" y lograr que el personal ejecutivo se sienta parte del cuerpo que dirige los negocios de la empresa.

• Clasifica la información contable y estadística de las actividades de una empresa, de acuerdo con la autoridad y responsabilidad de los gerentes o los responsables de ellas.

• Sirve para controlar todos los ingresos, costos y gastos, tomando en consideración las responsabilidades asignadas a cada funcionario o supervisor de área o departamento. "Correcta evaluación de la actuación de los ejecutivos de la empresa"

(Ramírez, 2002: 483)

Tipos de Control

• Control guía: Acciones (antes)

• Control selectivo: Muestras de operación (Control de Calidad)

• Control después de la acción: Mide resultados (presupuestos)

1.2 CARACTERISTICAS POR ÁREAS DE CONTABILIDAD 

PARA EL TIPO DE PRESUPUESTO

El presupuesto por niveles y áreas de responsabilidad es una técnica básicamente de previsión, planeación, organización, coordinación dirección y control respecto a la determinación de las cifras financieras, de condiciones de operación y de resultados, encaminados a cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y niveles en que se divide una entidad.

CARACTERISTICAS:

• Motiva 
• Ejerce control positivo 
• Identifica ingresos y erogaciones 
• Retroalimenta 
• Anticipa Información 
• Mide y controla la efectividad de las utilidades 
• Mide y controla la productividad 
• Promueve la eficiencia 
• Ayuda a la toma de decisiones
• Mide y controla la eficiencia de ventas

1.3 OBJETIVOS GENERALES DEL PRESUPUESTO POR 

ÁREA DE RESPONSABILIDAD

• Importante que se realice durante todo el proceso.
• Herramienta de motivación.
• Importante para la planeación la toma de decisiones y el control.

OBJETIVOS GENERALES

 Los objetivos en general son:

 a)   Pronosticar cifras, condiciones de operación y resultados, en términos de responsabilidad.

 b)    Mediar y promover la eficiencia.

 c)    Motivar al personal al mejor desempeño.

 d)    Hacer ver méritos y fallas

 e)    Ayudar a los interesados, a lograr sus objetivos (empresas y empleados)

 f)     Guiar en su función a los responsables de área y nivel

 g)    Coordinar funciones, niveles y áreas.

 h)    Controlar los ingresos y los costos.

 i)     Apoyar y dar elementos suficientes a la dirección en la toma de decisiones, además de la previsión, la planeación, la organización, la coordinación, la integración, la dirección y el control.

OBJETIVOS Y FUNCIONES COMO HERRAMIENTA DEL 

CONTROL INTERNO

 El presupuesto se implanta para controlar:

1. A los individuos responsables de áreas y según su nivel.

2. Los costos, las operaciones, la eficiencia que generan y desempeñan los individuos responsables; ya que su actividad los determina.

3. Los objetivos institucionales así, no serán manipulados por alcanzar los personales (el control debe procurar que se logren los dos tipos, como parte de su acción motivadora). 

4. La coordinación e interacción de las actividades de los responsables.

5. Los déficits para que sean mínimos, o no existan.

6. Los problemas que pueden surgir en las funciones, previéndolos y minimizándolos, así como a sus efectos.

7. Que el Capital de Trabajo sea el adecuado.

8. Que el rendimiento sea el mejor.

9. Que la productividad sea la óptima.

10. Que haya información veraz, suficiente y a tiempo, para la Toma de Decisiones.

11. Y salvaguardar las inversiones.

Ayuda con las siguientes funciones:

• Previsión

• Planeación

• Programación

• Coordinación

• Dirección

• Supervisión

• Comparación

• Corrección, de las actividades de cada área en la que se trabaja.

• Desde luego, del control en general. 

   
  

1.4 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE 

PRESUPUESTOS

MÉTODOS PARA LA ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS 

Cada día es mas frecuente encontrar personas que se dedique a emprender o iniciar algún proyecto propio con fines económicos y con miras a ganar en el mercado, no obstante, pocos emprendedores llegan a consolidarse dentro del mercado 

"Para calcular un posible éxito es importante plantear metas desde que el proyecto esta por arrancar y, al mismo tiempo, ya en la marcha" 

Un medio de suma importancia, para alcanzar el éxito y evitar la quiebra, son los presupuestos, estos son herramientas de vital presencial en una organización, sea el nivel que sea o el sector donde se desarrolle; los presupuestos tiene que aplicarse por un mejor futuro económico de la organización. 

Para el desarrollo de este tema y articulo, nos vamos a guiar por lo que dice el autor Jorge E. Burbano Ruíz (2011)

A continuación, presentamos algunas indicaciones para el presupuesto, que serán de gran utilidad  como para quienes no los utilizan formalmente y para quienes desean implementar el sistema en cualquier organización.

Labor de concientización 

Se debe realizar tanto a nivel operativo como administrativo. 

En la fase de concientización es importante tener presente las siguientes pautas:

• Los objetivos deben ser cuantificables, claros y alcanzables. 
• Quienes planean deben proponer alternativas, estudiarlas, o seleccionar las más favorables y evaluar sus efectos sobre el valor de la empresa en el mercado.
• Los planes no deben sobrepasar el potencial productivo, comercial y financiero de la empresa.
• Los planes deben generar el compromiso de los planificadores y ejecutores y favorecer la  participación activa en su elaboración de todos los integrantes de la organización. 

 Determinación de las características 

empresariales

El diagnóstico interno representa un factor fundamental del planeamiento, el cual adquiere expresión  monetaria mediante el presupuesto. Por esto, es necesario tener en cuenta las variables que se analizan a continuación:

Situación financiera: 

Permite determinar las posibilidades reales de progreso y establecer si las estrategias competitivas se sustentarán en el crecimiento de las operaciones o en la simple supervivencia.

Eficiencia y productividad: 

Comprende las acciones puestas en práctica para minimizar el tiempo invertido entre la adquisición de insumos y la comercialización de productos, en tanto que la productividad se expresa como la producción por hora-hombre u hora-máquina. 

Actualización tecnológica: 

La influencia ejercida por el desarrollo tecnológico industrial sobre los costos, la intensidad del proceso y la calidad de los productos afecta los presupuestos comerciales,  sujetos a la competitividad en precios y calidades. 

Políticas gerenciales: 

Se reflejará en los presupuestos de compras y producción y las políticas de salarios y de crédito se expresarán presupuestalmente en los valores de la nómina, la comercialización y los flujos monetarios. 

Organización del trabajo presupuestal

Se deben definir las actividades que se asignan a los participantes en la elaboración del presupuesto y precisar normas referentes al flujo de información, la secuencia a seguir y la coordinación, para garantizar su elaboración en el tiempo establecido y asegurar la intervención de los diferentes niveles organizacionales en la labor presupuestal.

Esta organización del trabajo, como se señala a continuación, depende del tamaño de las operaciones empresariales.

En empresas pequeñas y medianas

Cuando las operaciones empresariales no son complejas y son de tamaño reducido, el trabajo presupuestal es responsabilidad del departamento de contabilidad, en cuyo caso la jefatura asume las funciones siguientes:

•  Conocer sus apreciaciones respecto al sistema y las políticas de la organización.

• Revisar el sistema de contabilidad de costos, fijar criterios en torno a la intervención de los diferentes departamentos 

• Difundir la técnica de la elaboración del presupuesto en los niveles operativo y administrativo.

• Armar el presupuesto con las estimaciones elaboradas por las áreas y que se transcriben en las cédulas presupuestarias.
  

• Preparar informes a la dirección sobre las tendencias de ventas y costos, los niveles de inventarios, la situación de tesorería y el análisis pormenorizado de los estados financieros.

• Presentar informes periódicos que permitan comparar los resultados previstos y los reales.

En empresas grandes

Cuando la empresa tiene una estructura organizacional compleja, maneja operaciones comerciales de grandes proporciones nacional y/o internacionalmente, y posee capacidad económica.

Etapas de la preparación 

del presupuesto

En el caso en que la empresa ya tenga implantado el sistema del presupuesto como herramienta de planeamiento y control, o que se trate de implementar, se deben considerar las etapas siguientes en su preparación: Preiniciación, elaboración del presupuesto, ejecución, control y evaluación.

Primera etapa: Preiniciación

Se evalúan los resultados obtenidos en vigencias anteriores, se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gestión gerencial (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en el mercado, y otros), se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la dirección y se estudia el comportamiento de la empresa.

Este diagnóstico contribuye a sentar los fundamentos del planeamiento, estratégico y táctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones en los campos siguientes:

• Selección de las estrategias competitivas: liderazgo en costos y/o diferenciación.

•  Selección de las opciones de crecimiento: intensivo, integrado o diversificado.

Segunda etapa: Elaboración del presupuesto

Se procede según las pautas detalladas a continuación.

• En el campo de las ventas, su valor dependerá de las perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos y de los precios.

• En el área de producción, se programarán las cantidades a fabricar o ensamblar, según los estimativos de ventas y las políticas sobre inventarios de productos terminados.

• Las compras se calculan en términos cuantitativos y monetarios, con base en los programas de producción y en las políticas que regulan los inventarios de materias primas, insumos o componentes.

Tercera etapa: Ejecución

La ejecución es la puesta en marcha de los planes, con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados. El comité de presupuestos se debe constituir como el principal impulsor, debido a que si sus miembros no escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos físicos, financieros y humanos colocados a su disposición.

El director de presupuestos tiene la responsabilidad de prestar colaboración a las jefaturas, con el fin de asegurar el logro de los objetivos que se consagraron en los planes. 

Cuarta etapa: Control

Entre las actividades más importantes para realizar en esta etapa, se detallan las siguientes.

• 

  Preparar informes de ejecución del presupuesto, por áreas y acumulados, que comparen numérica y porcentualmente lo real y lo presupuestado. 

• Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas entre lo previsto y lo ocurrido.

• Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario, todo realizado en tiempo real.

Quinta etapa: Evaluación

Al finalizar el período para el cual se elaboró el presupuesto, se prepara un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá no sólo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones y actividades empresariales. 

Es necesario analizar las fallas en cada una de las etapas iniciales y reconocer los logros.

Áreas del conocimiento empleadas para presupuestar

Las herramientas utilizadas en la elaboración de presupuestos son diversas y su valor radica en facilitar los cálculos que favorezcan la correcta ejecución y el debido control del sistema presupuestario. Entre las principales herramientas, pueden mencionarse la economía, la estadística, la administración, la contabilidad y las finanzas. 

 

Si llegaste hasta este apartado te invitamos a ver el siguiente video que de manera resumida presenta todo lo desarrollado en el contenido que ya has visto.   

 

 

 

 

Conclusión

La Contabilidad por áreas de responsabilidad, resulta una opción viable para el funcionamiento de una organización encaminado a una productividad y eficiencia constante, esta técnica contable hará uso de dos herramientas fundamentales:

-       La delegación de tareas a personas concretas

-       La elaboración de presupuestos por áreas.

Ambas recaen en un auxilio concreto para la toma de decisiones, pues, una vez delegadas las actividades, es posible dejar que cada área ejecute sus labores y presenten un presupuesto propio, donde cada uno conoce, solicita y aprovechar los recursos para presentar resultados eficientes y eficaces.

Estas herramientas son de fundamental presencial ya sea para poner en marcha un negocio o empresa, para el inicio de un proyecto o para que en la marcha se mejore la actividad empresarial, pues ambos instrumentos contables-administrativos permite identificar, determinar y gestionar los recursos que se emplearan para el cumplimiento de metas planteadas, de manera que sea óptimo y eficiente.

Desarrollando cada uno de estos, encontramos que la división de tareas se realizaran enfocados en diversas áreas concretas tales como Control guía, Control selectivo, Control después de la acción, esto van en una línea de productividad que va desde antes, durante (calidad) y después (resultados y presupuestos) estos controles ayudan a que los presupuestos por áreas y niveles de responsabilidad se realicen en cada área o departamento de la empresa siendo coordinados por un jefe de departamento, lo cual es de vital importancia para mantener una organización plena y así aterrizar en los objetivos planteados en los presupuestos.

Esta técnica contable va a tener como base la admiración y la contabilidad, como disciplinas auxiliares la estadística, la economía y las finanzas, para que, una vez contemplados y analizados los aspectos que cada una de estas disciplinas aportan para la elaboración de los presupuestos, se podrán establecer los objetivos generales y los generales específicos, los primeros serna de acuerdo a lo que la organización requiere y necesita desde la cabeza y los segundos serán los que cada área o departamento aporten para el presupuesto correspondiente.

Es importante que, como parte del método propuesto para la elaboración del presupuesto, se tenga presente el orden y seguimiento de cada uno para tener un documento final bien elaborado y bien planteado para obtener los resultados esperados, esperados:

-       Planeación o pre iniciación – iniciativa.

-       Elaboración y aterrizaje de objetivos.

-       Ejecución del presupuesto.

-       Control de resultados.

-       Evaluación de resultados.

Al final, las herramientas utilizadas en la elaboración de presupuestos son diversas y su valor radica en facilitar los cálculos que favorezcan la correcta ejecución y el debido control del sistema presupuestario.

 

Artículos - investigación elaborado por:

-       Barrios Felipe Jimena

-       Blas Benito Jared Jair

-       Carillo Gómez Oscar Eduardo

-       Vázquez Ventura Emmanuel

Universidad Autónoma del Estado México

Centro Universitario UAEM Atlacomulco

Facultad de Licenciatura en Contaduría

Grupo LCN N-7